Tjekliste til julefrokost: 21 punkter du må ikke glemme

Hvis du står med ansvaret for årets julefrokost, er det nemt at undervurdere hvor mange små beslutninger der skal træffes. Her er den tjekliste vi giver til HR-folk og kontorchefer der booker hos os — uanset om de booker hos EMBER eller et andet sted.

Før booking (juni–september)

• 1. Lås datoen tidligt. De bedste fredage og lørdage i december er typisk udsolgt fra september. Hvis I har et bestemt antal gæster og ønske om weekend, så book i juni-juli.
• 2. Aftale internt om budget. Regn 800-1.200 kr/person inkl. venue, mad, drikkevarer og personale. Mindre julefrokoster (under 25 gæster) ofte 600-900 kr/person.
• 3. Antal gæster +/- 5%. Bed alle om at meddele deltagelse senest medio november. Tolerance på 5% er normal hos venues.
• 4. Tjek transport for tilrejsende. Hvis nogle kommer fra andre kontorer, hjælp med togtider og hotel-anbefalinger inden invitationen sendes ud.

Venue (september–oktober)

• 5. Beliggenhed tæt på offentlig transport. Især vigtigt når aftenen ender sent. Centrale venues betyder taxi/cykel/metro til alle.
• 6. Eksklusiv leje vs. delt lokale. Privat venue (kun jer) giver mere kontrol over lyd, alkohol og late night. Restaurant-bord deles ofte med andre selskaber.
• 7. Fuld service vs. lokaleleje. Fuld service (mad+bar+personale samlet ét sted) sparer planlægning. Lokaleleje (dry hire) giver fleksibilitet men kræver mere koordinering.
• 8. Spørg om backup-plan. Hvad sker der hvis venuet får et akut problem (vandskade, brand)? Stærke venues har en svar-protokol.

Menu & drikkevarer (oktober–november)

• 9. Klassisk juleform vs. moderne menu. Frikadeller og rødkål eller social dining med moderne fortolkninger? Begge fungerer — det handler om jeres team.
• 10. Allergener og kosthensyn. Indsaml fra alle gæster senest 14 dage før. Hav især øje for nødde-, gluten-, mælke- og fiskeallergener.
• 11. Vegetarisk / vegansk option. Skal være lige så godt som hovedmenuen — ikke en pasta som standard.
• 12. Alkoholpolitik. 2026 trend: mere bevidst tilgang til alkohol. Mocktails-program i fri bar er normalt — fortæl venuet at I vil have det.
• 13. Fri bar timer. 2-4 timer fri bar er standard. Forlængelse koster typisk 100-200 kr/time/person.

Program (november–december)

• 14. Velkomst kl. 17-18. Tidlig velkomst gør at folk når at lande inden middagen. Send program ud 14 dage før.
• 15. Tale-tid. CEO-tale eller anden formel del bør ligge tidligt på aftenen, mens alle er friske. Max 8-10 minutter total.
• 16. Underholdning er valgfrit. Live musik, DJ, talks, quiz — eller bare baren og hinanden. Mange teams foretrækker det sidste.
• 17. Late night cut-off. Beslut hvornår festen slutter (typisk kl. 02:00). Del det inden eventet, så folk kan planlægge transport hjem.

Dagen og dagen efter

• 18. Endeligt antal gæster bekræftes 7 dage før. Det er det antal der faktureres efter (med +/- 5% tolerance).
• 19. Ankomst af leverandører 1 time før. Hvis I medbringer dekoration eller AV.
• 20. Foto / video. Hvis I vil bruge billeder til intranet eller LinkedIn — aftale med venuet om foto-tilladelse og evt. fotograf.
• 21. Opfølgning. Faktura modtages typisk inden for 14 dage. Send kort tak-besked til gæster med eventuelle billeder.

Vil I springe noget af det over?

Hvis I booker en fuld pakke (som vores EMBER julefrokost-pakke), tager vi os af punkt 6, 7, 9-13 og 19. I kan koncentrere jer om gæster, taler og at være tilstede.

Hvis I lejer et lokale uden mad/bar (dry hire), skal I selv håndtere alle 21 punkter og koordinere mellem venue, catering, bartender og evt. AV-leverandør.