Guide til at planlægge firmafest 2026: 9 trin for HR

Firmafesten er et af årets vigtigste interne signaler. Den siger noget om hvor meget virksomheden værdsætter sit team, hvor god HR er til at koordinere, og hvor sjov man har sammen. Her er guiden der tager dig fra første idé til opfølgning.

Trin 1: Datoen (4-6 mdr før)

Lås datoen så tidligt som muligt. Jo tidligere I melder ud, jo flere kan deltage. Nogle praktiske regler:

• Undgå skoleferier (efterår, vinter, påske, sommerferiens topweeks)
• Fredag/lørdag aften = højest deltagelse, men dyreste venue
• Torsdag aften er billig + alle gæster er stadig friske til arbejdsdag torsdag
• Sommer: mid-juni er typisk det bedste vindue inden ferien starter

Trin 2: Budget & format (3-5 mdr før)

Tag en intern beslutning om to ting:

• Pr-person budget: Typisk 500-1.500 kr afhængig af firmaets stil. CFO og CEO bør være med inde over denne.
• Format: After Work / reception (uformel, kortere), klassisk middag (3-4 timer), eller full experience (5-7 timer fra velkomst til late night).

Læs vores guide til hvad et eventlokale i København koster for konkrete tal.

Trin 3: Find venue (3 mdr før)

Bestil rundvisning hos 2-3 venues. Det er den eneste måde at føle forskellen i stemning. Tjekliste når I går rundt:

• Hvor mange gæster passer realistisk i lokalet — ikke max-tallet, men hyggeligt-tal?
• Er lokalet eksklusivt jeres, eller deles det?
• Hvor langt er der til offentlig transport?
• Hvad er late night cut-off?
• Hvad er reelle annulleringsbetingelser?
• Møder I personen som er på dagen, eller en sælger der hand-offer?

Vores guide til at vælge eventlokale går mere i dybden med kriterierne.

Trin 4: Inviter (2 mdr før)

Sæt deadline for tilmelding 4-5 uger før eventet. Brug et simpelt værktøj — Microsoft Forms, Typeform eller Google Forms. Spørg om:

• Tilmelding (ja/nej + +1 hvis tilladt)
• Allergener og kostbehov (gluten, nødde, mælk, vegansk, halal, andet)
• Ankomst-tid (hvis I tilbyder hotel/transport)
• Eventuelle særlige hensyn (rygestop, alkoholfri, andet)

Trin 5: Detaljer med venuet (1 mdr før)

• Bekræft endeligt menu og allergener
• Aftale program (velkomst, middag, taler, fest, late night)
• Beslut alkoholpolitik (fri bar timer, mocktails-program)
• Aftale dekoration og branding (hvis I vil have firma-signal)
• Tjek AV-setup hvis taler eller præsentation indgår

Trin 6: Kommuniker program (14 dage før)

Send en mail med:

• Adresse + kort til venuet
• Ankomst-tid (skarpt — late ankomst forstyrrer middag)
• Dresscode (forretning casual, smart casual, formelt — vær konkret)
• Forventet sluttidspunkt
• Transport-anbefalinger (metro, taxi-app, hjemtransport)
• Hvem der er kontaktperson på dagen

Trin 7: Bekræft endeligt antal (7 dage før)

Bekræft endeligt antal gæster til venuet 7 dage før eventet. Det er det antal der typisk faktureres efter (med +/- 5% tolerance). Sidste minut tilmeldinger er normalt acceptable.

Trin 8: Selve dagen

• Mød op 30 min før gæsterne — for at orientere personalet og tjekke setup
• Håndter velkomsten ved døren — det værdsættes meget
• Hold dig tilgængelig som kontaktperson resten af aftenen
• Hjælp med at få taler i gang til tiden
• Vær med til at runde aftenen af pænt — sig farvel når gæsterne går

Trin 9: Opfølgning (uge efter)

• Send tak-mail til alle gæster (kort — to-tre sætninger)
• Del eventuelle billeder med samtykke
• Indsaml feedback (kort survey eller mundtligt)
• Tjek faktura mod aftale
• Notér hvad der virkede godt — brug det til næste år